Standpunkt Stiftung: Warum ein Qualitätsmanagement auch für Stiftungen und Non-Profits sinnvoll sein kann
von Carolin Tiefenthal, Qualitäts-Managerin, well:fair
Ein Qualitätsmanagementsystem bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, sei es im Bereich der Standardisierung von Arbeitsabläufen, der Wissenssicherung oder auch der langfristigen Optimierung und Weiterentwicklung. Viele Organisationen aus dem For-Profit-Bereich entscheiden sich daher bewusst für die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems oder sogar für eine Zertifizierung: die internationale Norm für Qualitätsmanagementsysteme (ISO 9001) gehört mittlerweile zu den Normen, nach der international am häufigsten zertifiziert wird. Das Konzept “QM” ist demnach auf der ganzen Welt fest etabliert und wird sektorübergreifend angewandt, unabhängig von der Größe der Unternehmen.
Warum ist das Thema Qualitätsmanagement aber bisher im Non-Profit-Bereich so irrelevant? Warum machen Stiftungen und Non-Profits nicht viel mehr von diesem methodischen Ansatz Gebrauch? Ist nicht auch für gemeinnützige Organisationen ein Qualitätsmanagementsystem sinnvoll?
Qualitätsmanagement kann eine Organisation strukturell dabei unterstützen, ihre Aktivitäten professionell umzusetzen
Dies ist umso relevanter, als dass Stiftungen und Non-Profits sich heute mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Herausforderungen konfrontiert sehen: Es gilt, die Anforderungen unterschiedlicher Stakeholder angemessen zu erfüllen, die satzungsgemäßen Zwecke zu realisieren und mit anderen Organisationen um Spenden oder Fördermittel zu konkurrieren. Interne Strukturen und Arbeitsabläufe sollten schlank und effizient und die Zusammenarbeit unter Mitarbeitenden optimal gestaltet sein, um interne Verwaltungsaufwände und somit auch -kosten gering zu halten. Und nicht zuletzt sind vor dem Hintergrund von Generationenwechsel und Mitarbeitendenfluktuation auch Themen der Wissenssicherung relevant.
Diese verschiedenen Anforderungen lassen sich für Organisationen ab einem gewissen Punkt nur noch mit einem hohen Grad an Systematisierung erfüllen. Qualitätsmanagement kann dabei helfen, ein solches System, das die Qualität und die Umsetzung von Anforderungen konsequent sicherstellt, aufzubauen, und damit Organisationen dazu befähigen, mit hoher Wahrscheinlichkeit gleich bleibende Qualität in ihrem Bereich zu liefern.
Konkret ermöglicht z.B. die Einführung eines Prozessmanagementsystems eine aktive Steuerung und Kontrolle der Prozesse einer Organisation, was nicht nur als Ergebnissicherung “nach unten” dient, sondern mit dem Konzept der kontinuierlichen Verbesserung (KVP) auch explizit Verbesserungspotentiale fördert. Die eng damit verbundene “Kundenorientierung” stellt wiederum sicher, dass die für eine Organisation zentralen Zielgruppen, in diesem Fall z.B. Spenderinnen und Spender, Förderpartnerinnen und -partner oder Projektnutzerinnen und -nutzer, und deren Zufriedenheit stets im Fokus aller Aktivitäten stehen. Aber auch weitere Grundsätze - z.B. eine daten- und faktengestützte Vorgehensweise oder auch das bewusste Einbeziehen von Mitarbeitenden - sind im Non-Profit-Bereich anwendbar.
Grundsätze des Qualitätsmanagements lassen sich auf den Non-Profit-Bereich übertragen
Die internationale Norm für QMS ISO 9001 wurde von Expertinnen und Experten erarbeitet und bringt das Wissen, die Erfahrungen und die “Best Practices” in einer Norm zusammen. Der Vorteil einer solchen ISO-Norm besteht darin, dass nicht jede Organisation selbst definieren muss, was ein gutes Qualitätsmanagementsystem ausmacht, sondern dass es einen auf Expertenwissen basierenden allgemeinen international vorgegebenen Standard gibt, der universell auf Organisationen aller Größen und Branchen anwendbar ist, von der Raumschifffahrt der NASA bis hin zur kleinen Stiftung.
Sie ist somit vor allem als methodisches Werkzeug zu verstehen, das aus Grundsätzen besteht, die sich flexibel auf die unterschiedlichsten Kontexte anpassen lassen - und somit auch für den Non-Profit-Bereich geeignet sind. Oder anders gesagt: Stiftungen müssen das Rad nicht neu erfinden oder alle paar Jahre neue Methoden entwickeln - vielmehr können auch sie vom international etablierten Konzept des Qualitätsmanagements profitieren. Wichtig ist, dass jede Organisation für sich definiert, was sie braucht und damit die ISO spezifisch auf sich und ihren Kontext anpasst. Und: Auch wenn keine Zertifizierung angestrebt wird, kann die Norm ein wertvoller Leitfaden beim Aufbau eines QMS sein.
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